Quelle est la durée de conservation des documents de votre entreprise ?

Les documents émis ou reçus par votre entreprise doivent être conservés et archivés pendant des délais minimaux. Ces délais varient selon la nature des pièces à conserver : fiscales, sociales, commerciales, juridiques…

Le respect de ces délais d’archivage est essentiel car les documents ainsi conservés peuvent être réclamés en cas de contrôle de l’administration ou servir de preuve dans un litige.

UBICONSEIL vous propose une synthèse des délais minimaux à respecter pour la conservation des documents de votre entreprise. Il est, bien sûr, possible de conserver ces pièces plus longtemps.

1. Les documents civils et commerciaux

Type de document	Durée minimale de conservation
Contrats conclus dans le cadre d’une relation commerciale	5 ans
Documents bancaires : relevés de compte, talons de chèques…	5 ans
Documents relatifs au transport de marchandise	5 ans
Document relatif à la propriété intellectuelle : dépôt de brevet, marque, dessin et modèle	5 ans à partir de la fin de la protection
Dossier d’un avocat	5 ans à partir de la fin du mandat
Contrat conclu par voie électronique (à partir de 120 €)	10 ans à partir de la livraison ou de la prestation
Contrat d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers	30 ans
Police d’assurance	2 ans à partir de la résiliation du contrat
Déclaration en douane	3 ans
Garantie pour les biens ou services fournis au consommateur	2 ans

2. Les pièces comptables

Type de document	Durée minimale de conservation
Livre et registre comptable : livre journal, grand livre, livre d’inventaire, etc.	10 ans à partir de la clôture de l’exercice
Pièce justificative : bon de commande, de livraison ou de réception, facture client et fournisseur, etc.	10 ans à partir de la clôture de l’exercice

3. Les documents fiscaux

Les documents et pièces sur lesquels l’administration fiscale peut exercer une enquête ou un contrôle doivent être conservés pendant une durée de 6 ans.

Cette obligation concerne tous les documents relatifs à :

– l’impôt sur le revenu ;

– l’impôt et sur les sociétés ;

– les bénéfices industriels et commerciaux (BIC), bénéfices non commerciaux (BNC) et bénéfices agricoles (BA) en régime réel ;

– les impôts directs locaux : taxes foncières, contribution à l’audiovisuel public ;

– la cotisation foncière des entreprises (CFE) et CVAE

– la TVA…

4. Les documents juridiques

Type de document	Durée minimale de conservation
Statuts d’une société, d’un GIE ou d’une association, ainsi que les pièces modificatives des statuts	5 ans à partir de la perte de personnalité morale (ou radiation du RCS)
Compte annuel : bilan, compte de résultat, annexe…	10 ans à partir de la clôture de l’exercice
Traité de fusion et autre acte lié au fonctionnement de la société	5 ans
Registre de titres nominatifs. Registre des mouvements de titres. Ordre de mouvement. Registre des procès-verbaux d’assemblées et de conseils d’administration.	5 ans à partir de la fin de leur utilisation
Feuille de présence et pouvoirs. Rapport du gérant ou du conseil d’administration. Rapport des commissaires aux comptes.	3 derniers exercices

5. Les documents liés à la gestion sociale de l’entreprise

Type de document	Durée minimale de conservation
Bulletin de paie : double papier ou sous forme électronique	5 ans
Registre unique du personnel	5 ans à partir du départ du salarié
Document concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite…	5 ans
Document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires	3 ans
Comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait	3 ans
Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d’astreinte et de leur compensation	1 an
Observation ou mise en demeure de l’inspection du travail Vérification et contrôle du CHSCT	5 ans
Déclaration d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie	5 ans

UBICONSEIL :

Le respect des délais de conservation des documents de votre entreprise est essentiel afin de limiter les risques juridiques qui peuvent peser sur votre activité.

Certaines pièces justificatives peuvent être conservées de façon dématérialisée, ce qui peut vous permettre de réduire les risques de perte ou de vol.

Dans certains cas, le non-respect des délais minimaux d’archivage peut entraîner une sanction. Par exemple, un manquement à vos obligations de conservation des documents fiscaux de votre entreprise peut être puni de 5 000 euros d’amende.

N’hésitez pas à interroger votre expert-comptable UBICONSEIL pour toute question relative aux bonnes pratiques d’archivage à mettre en place dans votre entreprise.

Pour en savoir plus :

Code de commerce – Article L110-4

Code de la consommation – Article L218-2

Code de la consommation – Article L213-1

Code civil – Article 2227

Code des assurances – Article L114-1

Code civil – Article 2224

Code de commerce – Article L123-22

Livre des procédures fiscales – Article L102 B

Code de commerce – Article L225-117

Code du travail – Article L3243-4

Code du travail – Article R1221-26