Depuis le 30 mars 2017, les entreprises peuvent numériser les factures émises ou reçues au format papier afin de les conserver et les archiver de manière dématérialisée.
Pour rappel, avant cette date, les pièces justificatives devaient être conservées sous leur forme d’origine pendant le délai fiscal réglementaire de 6 ans. Depuis le 30 mars 2017, les factures d’achat ou de vente peuvent donc être conservées au format papier ou sous forme numérique selon les préférences de l’entreprise.
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Les conditions d’application de ce dispositif avaient été précisées par arrêté le 22 mars 2017. L’administration fiscale a récemment complété et clarifié ces informations.
1. Toutes les factures peuvent-elles être conservées sous forme numérique ?
La possibilité d’archivage numérique est ouverte aux factures reçues ou émises à compter du 30 mars 2017.
Par mesure de tolérance, l’administration admet que ces dispositions concernent également les factures papier émises ou reçues antérieurement à cette date.
2. Quelles sont les conditions de numérisation à respecter ?
L’administration fiscale a précisé les conditions dans lesquelles la conservation des factures papier au format numérique devait être réalisée.
Reproduction à l’identique
La numérisation doit permettre la reproduction à l’identique de la facture. Ainsi, les couleurs d’origine du document doivent, en principe, être fidèlement reproduites.
Toutefois, par tolérance, l’administration admet que le code couleur ne soit pas respecté lors de la numérisation s’il n’est pas porteur de sens.
Exemple :
Le logo de l’entreprise émettrice de la facture peut apparaître en couleurs sur le document. Dans ce cas, le code couleur de ce logo n’a que peu de sens au regard de la validité de la facture, il peut donc être reproduit en noir et blanc.
Par ailleurs, l’utilisation de logiciels de traitements d’images est interdite et, en cas de compression de fichier, l’opération doit se faire sans perte.
Réalisation de la numérisation
L’entreprise peut réaliser elle-même les opérations de numérisation ou les confier à un tiers.
Dans ce second cas de figure, l’assujettis demeure toutefois entièrement responsable en matière de conservation de factures au regard de la TVA. Il ne peut donc pas invoquer les manquements de son prestataire pour se soustraite à ses obligations en cas de contrôle de l’administration.
Procédure de numérisation
Les opérations d’archivage numérique des factures papier doivent être définies selon une organisation documentée propre à l’entreprise – c’est-à-dire qui décrit, présente et explique les différentes phases de la numérisation.
Contrôle des factures numérisées
Chaque entreprise doit mettre en place des opérations de contrôle interne régulières afin de s’assurer de la fiabilité des factures numérisées, permettant de justifier le respect des modalités de numérisation définies à l’article A 102 B-2 du Livre des procédures fiscales.
Format de conservation
Les factures ainsi numérisées doivent être conservées au format PDF ou PDF A/3 et faire l’objet d’un marquage électronique : cachet du serveur, empreinte numérique, signature électronique, certificat numérique…
Chaque fichier doit être horodaté afin de dater les différentes opérations réalisées.
3. Que se passe-t-il en cas de non-respect de ces conditions ?
En cas de contrôle de l’administration fiscale, si la facture numérisée ne respecte pas les conditions présentées ci-dessus, l’entreprise doit être en mesure de présenter le document original au format papier.
Si l’entreprise ne dispose plus du document original, l’administration n’est pas en mesure de contrôler l’authenticité de la facture et peut remettre en cause son droit à déduction de la TVA.
UBICONSEIL :
La numérisation de vos factures papier en vue de leur archivage et leur conservation présente de nombreux avantages, notamment en matière d’espace de stockage, ou encore pour limiter les risques de perte, d’altération ou de vol…
Néanmoins, avant de mettre en place la conservation numérique des factures dans votre entreprise, plusieurs précautions sont à prendre afin d’éviter tout risque de redressement fiscal. Toutes les conditions de numérisation de vos factures papier présentées ci-dessus doivent être remplies et les procédures dûment documentées.
Par ailleurs, la conservation de vos documents fiscaux sous forme dématérialisée entraine d’autres enjeux à ne pas négliger en matière de sécurité informatique, de protection de vos serveurs, de gestion des sauvegardes, etc.
N’hésitez pas à interroger votre expert-comptable UBICONSEIL.
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