Depuis le 1er avril 2017, les pièces justificatives – et notamment les factures – reçues ou établies au format papier peuvent être numérisées pour être conservées sur un support informatique.
Avant le 1er avril 2017 : conservation des factures sous leur forme d’origine
Auparavant, les pièces justificatives relatives à des opérations ouvrant droit à déduction de la TVA devaient être conservées pendant 6 ans sous leur forme d’origine.
Les documents et factures établis ou reçus sous forme numérique pouvaient être conservés sous cette forme pendant au moins 3 ans – la durée du délai du droit de reprise de l’administration. Par exception, au-delà de cette période, ils pouvaient être conservés sur tout support au choix de l’entreprise pendant les 3 années suivantes.
Depuis le 1er avril 2017 : conservation des factures au format numérique
Depuis le 1er avril 2017, la conservation durant le délai réglementaire de 6 ans des factures reçues ou établies au format papier peut se faire sur support informatique ou sur support papier, selon les préférences de l’entreprise.
Les modalités de numérisation des factures papier ont été fixées par arrêté le 22 mars 2017.
Reproduction à l’identique
La numérisation doit garantir la reproduction des factures à l’identique. La facture numérisée doit donc être une copie conforme du document original, tant en matière d’image que de contenu.
Les couleurs doivent être fidèlement reproduites et l’utilisation de logiciels de traitements d’images est interdite. En cas de compression de fichier, l’opération doit se faire sans perte.
Archivage
L’archivage peut être réalisé directement par l’assujetti, ou bien par un tiers mandaté.
Dans tous les cas, l’organisation des opérations d’archivage numérique doit être documentée et faire l’objet de contrôles internes « permettant d’assurer la disponibilité, la lisibilité et l’intégrité des factures ainsi numérisées durant toute la durée de conservation. »
Conservation garantissant l’intégrité
Les documents numériques doivent être conservés au format PDF ou PDF A/3 et être assortis :
– d’un cachet serveur fondé sur un certificat conforme, au moins au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;
– d’une empreinte numérique ;
– d’une signature électronique fondée sur un certificat conforme, au moins, au RGS de niveau une étoile ;
– ou de tout dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française (Trust-service Status List-TSL).
Chaque fichier doit être horodaté au moins au moyen d’une source d’horodatage interne, afin de dater les différentes opérations réalisées.
Ubiconseil :
Cette mesure vise à simplifier l’archivage et le stockage des pièces justificatives et d’en limiter le coût.
Toutefois, elle suppose la mise en place de procédures de numérisation fiables au sein de votre entreprise afin de répondre aux exigences de traçabilité définies par arrêté.
La conservation des pièces justificatives sur un support informatique suppose également l’analyse de la sécurité de vos systèmes d’information, de la fiabilité de vos procédures d’archivages et de la fréquence de vos opérations de sauvegarde.
Votre expert-comptable Ubiconseil peut vous conseiller quant à l’adoption de procédures de gestion et d’archivage efficaces, dans le respect de vos obligations légales. N’hésitez pas à nous contacter.
Pour en savoir plus :
Loi n° 2016-1918 du 29 décembre 2016 de finances rectificative pour 2016 – Article 16
Partagez cet article