Depuis le 1er janvier 2018, les commerçants qui utilisent un logiciel de caisse doivent utiliser un logiciel sécurisé et certifié. Cette nouvelle obligation, instaurée dans le cadre de la lutte contre la fraude à la TVA, est une source d’inquiétude pour de nombreux professionnels.
Et pour cause, la mesure, introduite par la loi de finances pour 2016, a entrainé de nombreux débats à propos de la définition d’un « logiciel de caisse », parfois même chez les éditeurs de logiciels ! De plus, la position du gouvernement a évolué dans le cadre de loi de finances pour 2018.
Pour y voir plus clair, UBICONSEIL vous propose de faire le point sur cette nouvelle obligation.
Qui est concerné par cette obligation ?
Les commerçants et professionnels assujettis à la TVA qui enregistrent les paiements de leurs clients au moyen d’un logiciel ou d’un système de caisse sont concernés par la mesure.
Si cette obligation devait initialement concerner tous les assujettis à la TVA, le gouvernement a limité son champ d’application.
Ainsi, les professionnels exonérés de TVA ne sont pas concernés. De même, les assujettis bénéficiant de la franchise en base de TVA – c’est-à-dire dont le chiffre d’affaires annuel ne dépasse pas 33 200 € pour les prestataires de service et 82 800 € pour les activités de vente – n’entrent pas dans le périmètre du dispositif.
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Rappel : Les plafonds de chiffre d’affaires pour bénéficier du régime de la micro-entreprise ont été doublés, mais cette augmentation des seuils ne s’applique pas au régime de la franchise en base de TVA. Les plafonds présentés ci-dessus sont donc ceux qui doivent être pris en compte. |
Quels sont les logiciels de caisse concernés ?
Seuls les logiciels et systèmes de caisse sont concernés par l’obligation de certification. Les logiciels comptables et de gestion sont donc exclus du dispositif.
Afin d’identifier les logiciels soumis à cette obligation de certification, la qualification du logiciel – comptable, de gestion – ne suffit pas. Il faut pouvoir déterminer qu’ils disposent d’une fonctionnalité de caisse qui enregistre des règlements de clients particuliers. Les opérations entre professionnels qui donnent lieu à une facturation ne sont pas concernées.
Pour les logiciels qui proposent plusieurs fonctions – gestion et caisse, par exemple –, seules les fonctions de caisse enregistreuse et d’encaissement doivent être certifiées.
Attention toutefois, l’obligation ne se limite pas aux caisses enregistreuses qui permettent l’encaissement de règlements en espèces. Tous les types d’encaissement sont concernés : chèques, espèces, cartes bancaires…
Quelles sont les conditions à respecter ?
Les logiciels de caisse doivent « satisfaire aux conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données » en vue des contrôles de l’administration fiscale.
Les professionnels concernés doivent donc être en mesure :
– soit de produire un certificat délivré par un organisme accrédité,
– soit de fournir une attestation individuelle délivrée par l’éditeur du matériel.
UBICONSEIL :
L’administration fiscale a précisé que le contrôle des certificats ou des attestations aura lieu dès 2018 à l’occasion des vérifications de comptabilité sur place.
A priori, les fonctionnalités des systèmes de caisse en elles-mêmes ne seront pas analysées, seule la détention du certificat ou de l’attestation sera contrôlée.
En cas de défaut de justification, le montant de l’amende est fixé à 7 500 € par logiciel concerné.
N’hésitez pas à interroger votre expert-comptable UBICONSEIL sur cette nouvelle obligation. Nous sommes à vos côtés pour vous conseiller et vous protéger au mieux de vos intérêts.
Pour en savoir plus :
DGFiP – Foire aux questions relative à l’obligation d’utiliser des logiciels de caisse sécurisés
LOI n° 2017-1837 du 30 décembre 2017 de finances pour 2018 – Article 105
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