Depuis le 1er janvier 2017, l’employeur peut communiquer les bulletins de paie aux salariés sous forme dématérialisée, sauf en cas d’opposition expresse. Il ne lui est désormais plus nécessaire de recueillir préalablement le consentement individuel de chaque salarié pour recourir au bulletin de paie électronique.
Mise en place du bulletin de paie électronique
Les salariés doivent être informés de la mise en place du bulletin de paie électronique au moins un mois avant l’émission de la première fiche de salaire.
L’employeur peut transmettre cette information par tout moyen lui donnant date certaine.
Le salarié peut s’opposer à la dématérialisation de ses bulletins de salaire à tout moment et par tout moyen permettant de dater sa demande de façon certaine.
Sa demande doit alors prendre effet dans les meilleurs délais et au plus tard trois mois après la notification de son opposition.
Conservation des fiches de paie électroniques
L’employeur doit conserver les bulletins de paie et garantir leur disponibilité aux salariés soit :
– pendant une durée de 50 ans ;
– soit jusqu’à ce que le salarié ait atteint l’âge de 75 ans.
Les salariés doivent pouvoir récupérer l’intégralité de leurs bulletins de paie électroniques sans manipulation complexe. Ils doivent les recevoir dans un format électronique structuré et couramment utilisé.
En cas de fermeture du service de mise à disposition du bulletin de paie, ou en cas de cessation d’activité si l’employeur assure ce service lui-même, les salariés doivent être informés au moins trois mois avant la fermeture du service. Ce délai doit leur permettre de récupérer les bulletins de paie électroniques.
Mise à disposition sur le compte personnel d’activité (CPA)
Les bulletins de paie électroniques doivent être accessibles sur le compte personne d’activité du salarié.
Ubiconseil :
Ces nouvelles dispositions devaient répondre à l’ambition du gouvernement de simplifier et d’encourager le recours au bulletin de paie électronique.
Force est de constater qu’en matière de simplification, l’impression est mitigée… Les durées de mise à disposition des fiches de paie dématérialisées, les exigences de formalisme et de respect des délais sont autant d’obstacles à la mise en place du bulletin de paie électronique dans de nombreuses entreprises.
La question de la sécurité et de la confidentialité des données n’est pas abordée par la réglementation. Elle soulève néanmoins des interrogations et doit être intégrée à votre réflexion.
Pour autant, le bulletin de paie électronique peut vous permettre de réduire les coûts et d’optimiser la gestion sociale au sein de votre entreprise.
Simplifiez-vous la vie et confiez la réalisation de vos bulletins de paie dématérialisés au service social de votre cabinet Ubiconseil. N’hésitez pas à nous contacter.
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