[Cet article fait partie de notre série dédiée à la dégradation des délais de paiement]
Retrouvez nos articles précédents :
Partie 1 – Etat des lieux
Partie 2 – Un cadre légal strict
Comment prévenir les retards de paiement ?
Le recouvrement de créances est toujours délicat. Afin de préserver la relation client et d’éviter d’éventuels frais de justice, plusieurs mesures peuvent être mises en place au sein de votre entreprise pour limiter les risques de retard.
1. Renseignez-vous sur la santé financière de vos clients – notamment via internet – et évaluez les risques courus par votre entreprise en cas de défaut de paiement.
Si la pérennité de votre activité pouvait être mise à mal par l’absence de paiement de la commande, il peut être plus sage de la refuser.
2. Portez un soin particulier à la rédaction de vos conditions générales de vente. Assurez-vous que vos CGV vous couvrent parfaitement en cas de défaut de paiement.
Par ailleurs, n’hésitez pas à vous assurer que votre client a pris connaissance de vos CGV en lui demandant de les signer.
Vous pouvez vous faire assister par des professionnels pour la rédaction de vos conditions générales de vente, comme pour leur actualisation en fonction des évolutions législatives.
3. Assurez-vous de fournir un bon de commande – ou un bon de livraison – à votre client en amont de la facturation.
De plus, dans le cas d’une prestation de service, assurez-vous d’obtenir la signature de votre client, précédée de la mention « bon pour accord », sur le devis que vous lui avez adressé.
Ces documents feront office de preuves dans le cadre d’une procédure de recouvrement, qu’elle soit amiable ou judiciaire.
4. Établissez une facture comportant toutes les mentions obligatoires.
Afin de vérifier que votre facture fait état de toutes ces mentions, n’hésitez pas à vous reporter à notre article dédié.
5. N’hésitez pas à relancer vos clients.
La relance de vos clients peut parfois être délicate, surtout si ceux-là ont une taille importante.
Mettez en place un plan de relance, par mail, téléphone et courrier en rappelant à votre client ses obligations de façon ferme mais diplomate.
6. Si vous ne parvenez pas à obtenir le paiement de vos créances, n’hésitez pas à enclencher une mise en demeure, adressée par lettre recommandée avec accusé de réception ou transmise par un huissier.
Cette mise en demeure est essentielle puisqu’elle sera le jalon nécessaire au calcul des intérêts de retard. De plus, elle servira de preuve en cas de procédure judiciaire.
Enfin, sachez que vous pouvez déléguer le recouvrement de vos créances à des prestataires spécialisés dans le pré-contentieux et le recouvrement en France comme à l’international. Plusieurs sociétés de recouvrement ne prélèvent d’honoraires qu’en cas de recouvrement effectif de la créance.
Par exemple, Ubiconseil travaille main dans la main avec Agir, spécialiste du recouvrement, afin de permettre à nos Ubiclients de recouvrer leurs créances et d’optimiser leur trésorerie.
Mais, une nouvelle procédure de recouvrement simplifié a été instaurée par la loi Macron et devrait simplifier le recouvrement des créances pour les petites entreprises.
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