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Affichages obligatoires : allègement des obligations

Date de publication : 23 novembre 2016 à 10:00

Les obligations de l’employeur en matière d’affichages obligatoires ont été simplifiées par deux décrets du 20 octobre 2016.

Face à la dématérialisation croissante et au développement des échanges numériques dans la sphère professionnelle, les modalités de communication de certaines informations destinées aux salariés ont évolué.

En effet, la possibilité pour l’employeur de remplacer l’affichage obligatoire sur les lieux de travail par tout moyen permettant aux salariés de prendre connaissance de certaines informations a été instaurée en 2014.

Cette possibilité a été étendue à de nouveaux documents par les décrets du 20 octobre 2016.

Ainsi, il est désormais possible d’adresser un email aux salariés de l’entreprise pour leur communiquer certaines informations. Il peut également être envisagé de mettre des documents à leur disposition sur l’intranet de l’entreprise.

Les affichages obligatoires qui peuvent être remplacés par une communication par tout moyen

Le tableau ci-dessous présente les informations qui peuvent désormais être adressées aux salariés par tout moyen :

Le règlement intérieur Le règlement intérieur de l’entreprise est porté, par tout moyen, à la connaissance des personnes ayant accès aux lieux de travail ou aux locaux où se fait l’embauche.

Les conventions et accords collectifs

Un avis comportant l’intitulé des conventions et des accords applicables dans l’établissement est communiqué par tout moyen aux salariés.

Il précise où les textes sont tenus à la disposition des salariés sur le lieu de travail et les modalités consultation pendant leur temps de présence.

Les congés payés

L’ordre des départs en congé est communiqué par tout moyen à chaque salarié un mois avant son départ.

Le cas échéant, l’employeur communique par tout moyen la raison sociale et l’adresse de la caisse de congés payés à laquelle les salariés sont affiliés.

L’instance de coordination des CHSCT

Lors de la mise en place d’une instance de coordination des CHSCT, la liste nominative des membres est communiquée, par tout moyen, aux salariés de chaque établissement concerné par le projet commun.

Elle indique la qualité, les coordonnées et l’emplacement de travail habituel des membres de l’instance.

Les textes relatifs à l’égalité salariale

Les textes relatifs à l’égalité salariale entre hommes et femmes sont portés par tout moyen à la connaissance des personnes ayant accès aux lieux de travail ainsi que des candidats à l’embauche.

En cas de manquement, une amende prévue pour les contraventions de la troisième classe est toujours applicable.

Les référendums d’entreprise

Le procès-verbal présentant le résultat du vote des salariés lorsqu’ils doivent approuver à la majorité un accord conclus par des salariés mandatés est transmis aux salariés de l’entreprise par tout moyen.

Le repos hebdomadaire

Lorsque le repos hebdomadaire n’est pas le dimanche, l’employeur communique aux salariés les jours de repos hebdomadaire par tout moyen.

L’employeur communique au préalable à l’agent de contrôle de l’inspection du travail l’information et les modalités de la communication aux salariés qu’il envisage de mettre en œuvre.

La copie de l’avis transmis à l’inspection du travail en cas de suspension du repos hebdomadaire pour travaux urgents, surcroît extraordinaire de travail, dans les industries traitant de matières périssables ou bien encore pour les activités saisonnières est transmise aux salariés par tout moyen.

Les dispositions du préfet relatives aux dérogations en matière de repos suite à un dimanche ou un jour férié travaillé lorsque l’emploi des salariés est nécessaire de façon imprévisible pour éviter un dommage disproportionné – dans les exploitations de mines, salines et carrières, les établissements industriels, les chantiers du bâtiment et du génie civil, les chantiers navals – sont communiquées, par tout moyen, aux salariés.

Les entreprises de travail temporaire

Les entreprises de travail temporaire informent les salariés, par tout moyen, de la communication d’informations nominatives contenues dans les relevés de contrats de mission à Pôle emploi et à la Direccte territorialement compétente et des droits d’accès et de rectification prévus par la loi informatique et libertés que peuvent exercer les intéressés auprès de Pôle emploi ou de la Direccte.

Le service de santé au travail

Le président du service de santé au travail doit, lorsque la commission de contrôle n’a pu être mise en place, communiquer aux salariés le procès-verbal de carence.

Les agences de mannequins

Les agences de mannequins portent, par tout moyen, à la connaissance de chaque mannequin, de chaque utilisateur et de la Direccte, les modalités de facturation permettant d’identifier la part consacrée à la prestation du mannequin et,  en cas de risque de conflit d’intérêts, le détail des mandats sociaux exercés par chaque dirigeant, dirigeant social, associé et salarié indiquant la nature de l’activité ou la qualité de mandataire social, l’adresse d’exercice de l’activité ou le siège de la société dont il est mandataire.

 

Les documents qui restent soumis à l’obligation d’affichage

 

Durée du travail

Les informations relatives :

– au repos quotidien s’il n’est pas collectif ;

– aux horaires collectifs et leurs modifications : les heures de début et fin du travail, horaires des pauses, etc. ;

– au travail par relais, par roulement, par équipes successives, en précisant la composition nominative des équipes – en incluant les intérimaires ;

– à la répartition du temps de travail en cas d’aménagement du temps de travail sur tout ou partie de l’année et ses modifications.

CHSCT

La liste des membres du CHSCT en indiquant leur emplacement habituel de travail.

Hygiène et sécurité

– une signalisation apparente rappelant l’interdiction de fumer ;

– les consignes de sécurité à respecter en cas d’incendie ;

– les consignes de sécurité à respecter en cas de risque d’accident électrique ;

– l’avis indiquant les modalités d’accès des salariés au document unique d’évaluation des risques ;

– l’adresse et le numéro de téléphone du médecin du travail ou du SST et des services de santé d’urgence.

Inspection du travail

L’affichage de l’adresse, du numéro de téléphone de l’inspection du travail ainsi que le nom de l’inspecteur compétent.

Chantiers du bâtiment

L’affichage sur le chantier de la déclaration préalable de chantier que doit établir le maître d’ouvrage pour les travaux de grande ampleur.

Sous-traitance

– L’affichage du nom et de l’adresse du donneur d’ordre en cas de sous-traitance.

– L’affichage, en cas de travail à domicile, des salaires et frais applicables aux travaux demandés.

 

Ubiconseil :

Vous pouvez désormais envisager de communiquer certaines informations obligatoires de façon dématérialisée.

Si vous choisissez d’adresser certaines informations par mail, ou de les déposer sur l’intranet de l’entreprise, veillez néanmoins à ce que tous vos salariés aient accès à un ordinateur.

Par ailleurs, certaines informations doivent être portées à la connaissance de personnes extérieures à votre entreprise – visiteurs, candidats à l’emploi, etc. Dans ces cas de figure, si vous ne souhaitez plus recourir à l’affichage, assurez-vous que les informations nécessaires soient accessibles au public, par le biais de votre site internet par exemple.

Le service social Ubiconseil est à vos côtés pour vous accompagner et vous conseiller dans la gestion sociale de votre entreprise. N’hésitez pas à nous interroger.


Pour en savoir plus :

Décret n° 2016-1417 du 20 octobre 2016

Décret n° 2016-1418 du 20 octobre 2016

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