La réglementation évolue pour s’adapter aux usages des entreprises et, notamment, à leur transformation numérique. Afin de faciliter leur gestion, les sociétés peuvent désormais tenir leurs registres de manière dématérialisée et certains commerçants peuvent tenir un livre des recettes électronique.
Dématérialisation : quelles sont les sociétés concernées ?
Les sociétés concernées par la dématérialisation sont :
– les sociétés en nom collectif (SNC),
– les sociétés en commandite simple (SCS),
– les sociétés à responsabilité limitée (SARL),
– les sociétés anonymes (SA),
– les sociétés par actions simplifiées unipersonnelles (SASU),
– et les sociétés civiles : SCI, SCEA, SCP…
Quels registres peuvent être dématérialisés ?
Registres dématérialisés dans les sociétés commerciales
Les sociétés commerciales peuvent tenir de manière dématérialisée les registres suivants :
– le registre des délibérations des associés dans les SNC, les SCS et les SARL, y compris les sociétés à responsabilité limitée à associé unique ;
– le registre des délibérations du conseil d’administration ou du conseil de surveillance, le registre de présence à ces conseils et le registre des délibérations des assemblées d’actionnaires dans les SA ;
– le registre des délibérations des assemblées d’obligataires et des assemblées de titulaires de valeurs mobilières donnant accès au capital dans les sociétés par actions.
Registres dématérialisés dans les sociétés civiles
Le registre des délibérations des associés peut être tenu de manière dématérialisée dans les sociétés civiles.
Signature électronique des procès-verbaux des sociétés
Dans les sociétés commerciales, la certification par signature électronique des procès-verbaux des délibérations des organes sociaux est désormais possible.
De même, dans les sociétés civiles, les procès-verbaux des délibérations des associés peuvent être certifiés par signature électronique.
Dématérialisation du livre des recettes pour les commerçants micro-BIC
Les commerçants qui relèvent du régime fiscal de la micro-entreprise peuvent désormais tenir sous forme électronique :
– le livre des recettes,
– et le registre des achats pour les commerçants concernés par cette obligation.
UBICONSEIL :
La dématérialisation des registres dans les sociétés devrait simplifier la gestion des assemblées, des conseils d’administration et de surveillance… Elle va dans le sens des usages des dirigeants d’entreprise, qui sont nombreux à avoir déjà entamé leur transformation numérique.
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Cette mesure permettra aux sociétés qui opteront pour le registre dématérialisé de ne plus s’encombrer physiquement d’un registre à faire coter et parapher par le greffe du tribunal de commerce. Elle devrait donc permettre de diminuer les coûts de fonctionnement. Cependant, la question de la responsabilité des dirigeants en matière de mise à jour des registres risque de se poser, puisqu’ils seront seuls à pouvoir procéder à cette mise à jour par voie dématérialisée.
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