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Le recours à la lettre recommandée électronique simplifié dès 2019

Par Service Social Ubiconseil
Date de publication : 13 juin 2018

La réglementation qui encadre la lettre recommandée électronique évolue. À compter du 1er janvier 2019, le recours à un envoi en recommandé dématérialisé sera plus simple et sécurisé, mais surtout, il apportera les mêmes garanties qu’un envoi en recommandé classique.

Ces nouvelles dispositions auront un impact majeur sur la gestion sociale des entreprises. De nombreuses procédures formalisées par le Code du travail devraient s’en trouver simplifiées.

Droit du travail : quels cas de recours à la lettre recommandée électronique ?

L’employeur peut recourir à la lettre recommandée électronique pour :

– adresser une promesse d’embauche,

– envoyer un contrat de travail,

– remettre des attestations relatives au contrat de travail du salarié : proposition de modification du contrat de travail, notification de sanctions disciplinaires, etc.

En revanche, toutes les formalités relatives à la rupture du contrat de travail – rupture conventionnelle, notification du licenciement… – sont exclues du dispositif.

Conditions de recours à la lettre recommandée électronique

Règles générales d’envoi dématérialisé

Les envois de lettres recommandées électroniques doivent répondre à plusieurs conditions :

– Si le destinataire n’est pas un professionnel – c’est le cas d’un salarié par exemple – l’expéditeur doit obtenir son accord préalable avant de lui adresser une lettre recommandée électronique.

– Avant l’envoi, le distributeur doit informer le destinataire par email qu’une lettre recommandée numérique va lui être adressée. Il lui spécifie également la possibilité d’accepter ou de refuser l’envoi dans un délai de 15 jours à compter du lendemain de la réception de cette information préalable. L’identité de l’expéditeur demeure confidentielle

– Les dates d’expédition et de réception doivent être garanties et doivent pouvoir être vérifiées.

L’expéditeur et le destinataire peuvent tous deux opter pour la distribution de la lettre recommandée électronique sur un support papier. 

Par ailleurs, aujourd’hui l’expéditeur peut opter pour l’option « avis de réception » qui lui permet de recevoir de la part du distributeur : le numéro d’identification de l’envoi, la date de l’heure du dépôt électronique, ainsi que la date l’heure à laquelle le destinataire a pris connaissance du message ou l’a refusé le cas échéant. Si le destinataire ne réclame pas la lettre, le distributeur en informe l’expéditeur à l’issue du délai de 15 jours.

Nouvelles règles sécurisées à compter du 1er janvier 2019

À compter du 1er janvier 2019, la lettre recommandée électronique deviendra équivalente à sa version classique.   

En effet, les conditions de recours à la lettre recommandée électronique ont été sécurisées par décret le 12 mai 2018 et de nouvelles garanties sont apportées à l’expéditeur.

Le distributeur sera notamment tenu de vérifier l’identité de l’expéditeur.

La communication à l’expéditeur de la date et de l’heure de la réception, de la preuve du refus ou de l’absence de réclamation de la lettre ne seront plus subordonnées au choix de l’option « accusé de réception ».

Le distributeur devra délivrer une preuve du dépôt électronique de l’envoi de la lettre recommandée électronique. La date de l’heure de réception devront être indiquées par un horodatage électronique qualifié.

Ces informations et la preuve du dépôt seront conservées et accessibles par l’expéditeur pendant une durée d’un an.

UBICONSEIL :

Ces évolutions de la réglementation qui entoure la lettre recommandée électronique sont importantes pour les employeurs. Le recours à ce mode d’envoi dématérialisé devrait progressivement se généraliser.

Nous vous conseillons toutefois de respecter quelques règles de prudence.

Toutes les communications relatives à la rupture d’un contrat de travail doivent toujours être réalisées par voie postale en LRAR.

Par ailleurs, le délai de conservation des informations relatives à la réception de la lettre recommandée électronique est particulièrement court ! L’accès de l’expéditeur à ces informations n’est possible que pendant un an, ce qui peut être très insuffisant en cas de litige s’il n’a pas veillé à conserver lui-même – et dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité – une preuve de l’envoi et de la réception du courrier. C’est pourquoi nous vous conseillons de ne pas opter pour des envois dématérialisés pour la convocation à un entretien préalable au licenciement par exemple.

Le service social de votre cabinet UBICONSEIL vous accompagne dans la réalisation de toutes les formalités juridiques qui vous incombent en tant qu’employeur et sécurise la gestion sociale de votre entreprise.

N’hésitez pas à nous interroger ou à nous appeler au 05 49 01 86 86.

 

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Pour en savoir plus :

Décret n° 2018-347 du 9 mai 2018 relatif à la lettre recommandée électronique

 

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