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Le registre unique du personnel : une obligation pour tous les employeurs

Par Service Social Ubiconseil
Date de publication : 7 juin 2018

Le registre unique du personnel est un document obligatoire dans toutes les entreprises employeuses.

UBICONSEIL vous propose une synthèse de vos obligations relatives au registre unique afin de sécuriser la gestion sociale de votre entreprise.

Quels sont les employeurs concernés par cette obligation ?

Tous les employeurs ont l’obligation de tenir un registre unique du personnel et ce, dès la première embauche.

Seuls les particuliers employeurs et les associations qui ont recours au chèque emploi associatif sont exclus du dispositif.

Quels sont les salariés inclus dans le registre unique du personnel ?

Tous les salariés doivent être présentés dans le registre unique du personnel, y compris :

– les intérimaires ;

– les travailleurs à domicile ;

– les travailleurs étrangers ;

– les salariés détachés. La déclaration préalable adressée à l’inspection du travail du lieu où débute la prestation doit être jointe au registre unique du personnel ;

– les stagiaires

Registre unique du personnel : quelles sont les mentions obligatoires ?

L’employeur doit présenter dans le registre unique du personnel les mentions obligatoires suivantes :  

– éléments d’identification du salarié : nom, prénoms, date de naissance, sexe, nationalité ;

– information sur la carrière : emplois, qualifications, date d’entrée et de sortie de l’entreprise ;

– présentation du type de contrat : par exemple, contrat d’apprentissage ou de professionnalisation, contrat d’insertion professionnelle, CDD, temps partiel, mise à disposition par un groupement d’employeurs, intérim, etc. ;

– pour les travailleurs étrangers : type et numéro d’ordre du titre valant autorisation de travail ;

– pour les stagiaires : nom et prénoms, dates de début et de fin du stage, nom et prénoms du tuteur, lieu de présence du stagiaire.

Ces informations doivent figurer dans une section spécifique du registre unique afin d’éviter la confusion avec les salariés.

Les informations relatives à un salarié doivent être conservées durant au moins 5 ans après son départ de l’entreprise.

Consultez notre article dédié aux délais de conservation des documents de votre entreprise

Quel est le formalisme applicable ?

Les informations concernant le personnel de l’entreprise doivent être présentées dans l’ordre chronologique des embauches et de manière indélébile.

L’embauche d’une même personne dans le cadre de contrats successifs doit entrainer une nouvelle inscription au registre unique du personnel pour chaque nouveau contrat.

Par ailleurs, la forme du registre unique du personnel n’est soumise à aucune exigence particulière. Le registre unique peut donc être tenu sur un support papier ou numérique.

Néanmoins, la tenue d’un registre dématérialisé doit offrir les mêmes garanties de contrôle qu’un support papier. Ainsi, la saisie de nouvelles entrées doit être indélébile et un historique des modifications doit être conservé.

Qui a accès au registre unique du personnel ?

Le registre unique du personnel est tenu à la disposition du CSE – comité social et économique –, de l’inspecteur du travail et des agents de contrôle de l’administration sociale.

UBICONSEIL :

Le respect de vos obligations relatives au registre unique du personnel est particulièrement important. En effet, en cas de contrôle de l’inspection du travail, toute mention manquante peut être sanctionnée d’une amende allant jusqu’à :

– 750 € pour les personnes physiques,

– et 3 750 € pour les personnes morales.

Ces sanctions peuvent être appliquées pour chaque salarié concerné.

Le service social de votre cabinet UBICONSEIL vous accompagne dans vos démarches afin de répondre à vos obligations d’employeur. Il vous aide à mettre en place le registre unique du personnel dans votre établissement, dès la première embauche.

N’hésitez pas à nous interroger ou à nous appeler directement au 05 49 01 86 86.

CONTACTEZ-NOUS

 


Pour en savoir plus :

Code du travail – Article L1221-13

Code du travail – Article L1221-14

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